Порядок обработки и хранения документов бухгалтерского учета

В документах не допускаются неаккуратные оформления, подчистки и незаверенные исправления. С целью предупреждения возможных злоупотреблений все кассовые и банковые документы, а также документы, по которым произведены начисления заработной платы или другие выплаты, подлежат погашению специальным штампом или надписью от руки
«Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

В зависимости от назначения и установленного порядка обработки документов они выписываются в одном или нескольких экземплярах. После совершения хозяйственных операций документы в соответствии с разработанным графиком документооборота представляются в бухгалтерию организации, где их проверяют и обрабатывают, а затем используют для отражения операций на счетах бухгалтерского учета.

Документы подлежат формальной, арифметической проверке и проверке по существу.
Формальная проверка документов заключается в установлении правильности оформления документов путем проверки полноты заполнения всех необходимых реквизитов, наличия подписей лиц, ответственных за совершение операций, четкости представления измерителей, своевременности составления и т.д.

Неправильно (некачественно) составленные документы не имеют юридической и доказательной силы, а поэтому проведенные по ним операции считаются недействительными или незаконными. Формальная проверка способствует повышению ответственности лиц составляющих и подписывающих документы.

Арифметическая проверка или счетная проверка проводится для определения правильности арифметических подсчетов (путем подсчета итогов, проверки правильности осуществления расчетных процедур, например, расчета распределения косвенных расходов, начисления амортизации, определения накидок, скидок и т.п.).

Проверка по существу заключается в установлении совершения хозяйственных операций, соответствия их требованиям экономической и хозяйственной целесообразности. При обнаружении в документе ошибок, неясностей и других недостатков бухгалтерия возвращает его для исправления или для пересоставления. Документы, в которых обнаружены подделки, не возвращаются, а лица, виновные в их совершении, могут быть привлечены к ответственности.

Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей обработке в бухгалтерии организации. Обработка документов начинается с таксироки.

Таксировка – это оценка натуральных показателей в денежном (стоимостном) выражении. Для проведения таксировки в документах проставляются цены и определяют суммы. Таксировке подвергаются документы, содержащие только натуральные показатели. К ним относятся документы, составляемые в первичных подразделениях организаций: акты на ликвидацию основных средств, документы по поступлению продукции от собственного производства различных отраслей, например, в сельском хозяйстве – акт на оприходование приплода животных, дневник поступления продукции овощеводства и садоводства и др.
После таксировки документы подвергаются группировке.

Группировку проводят по однородности содержания хозяйственных операций, в разрезе материально-ответственных лиц и структурных подразделений, а также отдельно по поступлению (приходу) и расходованию материальных ценностей и денежных средств. Отдельные документы группируют в зависимости от отраженных на них хозяйственных операций и по источникам финансирования поступления (приобретения) ценностей, работ, услуг и по расходу (списанию) ценностей,денег, погашению задолженностей и т.д.

Группировка документов производится в сводных группировочных (накопительных) ведомостях таким образом, чтобы получить необходимые данные для составления бухгалтерских проводок. Группировка документов в различных группировочных (накопительных) и сводных ведомостях облегчает дальнейшую учетную обработку полученных данных, например, их разноску в соответствующие регистры бухгалтерского учета.

Порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета зависит от формы бухгалтерского учета. При упрощенных формах, форме учета Журнал – Главная книга и мемориально-ордерной форме корреспонденцию счетов составляют: непосредственно на документе; в Регистрационном журнале; в Журнале – Главная книга; в специальном регистре бухгалтерского оформления – мемориальном ордере (проводке, контировке).

При журнально-ордерной форме бухгалтерского учета операции, зафиксированные в документах, отражаются и регистрируются в журналах – ордерах и ведомостях с группировкой по корреспондирующим счетам.

При автоматизации бухгалтерского учета обработка и движение документов имеет свои особенности, то есть зависит от использованных программных продуктов для ЭВМ.
После отражения данных документов на счетах бухгалтерского учета (то есть после разноски данных документов в регистры бухгалтерского учета), их подбирают в хронологическом порядке, подшивают в папки или переплетают и сдают в архив.

На папке указывается месяц и год, номера документов, их количество и другие показатели. Все документы в папке номеруются по порядку. Сроки хранения отдельных документов в архиве устанавливаются законодательством. Ответственность за сохранность документов в архивах организации несут руководитель и главный бухгалтер организации.

Таким образом, документы проходят следующие последовательные этапы движения: составление, проверку, таксировку (расценку), группировку, разноску по счетам, текущее хранение, наконец, сдачу в архив на длительное хранение согласно законодательству.
Хранение документов бухгалтерского учета.

Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами контроля на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.